ManPro

Project Management  : Aplikasi pengetahuan,  keahlian, alat
bantu dan  teknik untuk mengelola aktivitas proyek dalam
menghadapi kebutuhan dasar  stakeholders - client dan
memprediksi berbagai hal yang berkaitan dengan proyek.

Project Manager  : Individu yang menjaga jalannya
manajemen proyek dan semua sumber dayanya (biaya, staff,
waktu, kualitas)

Project : 
kumpulan aktifitas yang jika dikerjakan secara
berkesinambungan akan dapat mencapai sukses secara
keseluruhan.

Sesuatu hal yang biasa diminta oleh client 

Dibuat untuk memperbaiki suatu masalah dan atau
sesuatu yang baru yang berbeda

Harus unik dari proyek-proyek yang lain. 

Yang menentukan keberhasilan atau kegagalan Proyek, meliputi
dua hal :
1. Keterbatasan lingkup proyek
2. Fase proyek

1. Keterbatasan Lingkup Proyek (Project Contraint) :  Sesuatu
yang secara potensial membatasi proses-proses dalam proyek, yang
meliputi 3 hal :
¾  Time : waktu yang dibutuhkan  dalam menyelesaikan proyek.
Ada beberapa even yang  ‘memaksa’ dalam  Timeline proyek,
yaitu  opportunity (kesempatan),  limitations (Keterbatasan),
competition (kompetensi).
¾  Cost : Semua biaya yang dibutuhkan dalam proyek. Semua
sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
tergantung pada biaya, pentingnya manajer proyek disini
adalah melakukan estimasi. Setelah itu adalah memonitor
semua limitasi ini, supaya proyek ’aman’
¾  Quality  : Semua hal yang dikerjakan dalam proyek harus
menghasilkan sistem pada waktu dan dalam budget yang
ditentukan namun tetap dalam kualitas terbaik yang dapat
dicapai. 

2. Fase Proyek (Project Phase) : 
1. Persiapan (Initiating) – mengenali kebutuhan yang
berhubungan dengan proyek untuk menangani masalah-
masalah. 
2. Perencanaan (Planning) – ketika mendefinisikan rencana yang
akan digunakan untuk menyelesaikan tujuan akhir
(requirements gathering).
3. Pelaksanaan (Executing) – Mengkoordinasi staff dan
sumberdaya penting lainnya,  seperti yang sudah ditetapkan
dalam perencanaan. 
4. Pengawasan (Controlling) – Monitoring secara konstan
terhadap overall progress dalam proyek dan menjaga integritas
tujuannya.
5. Sosialiasasi (Close Out) – Formalisasi penerimaan kesuksesan
suatu proyek dari stakeholders (client).

Keberhasilan
Suatu
proyek

=

Dokumentasi
fase proyek
yang baik
    

Dokumentasi
° Dokumen Konsep proyek (Project Concept Document) –
ikhtisar dari apa yang diucapkan  client pada meeting
pendahuluan (preliminary meetings)
° Dokumen Kebutuhan Proyek (Project Requirement Document)
– hasil dari analisa kebutuhan. 
° Dokumen Persetujuan / Validasi (Project Charter) – dokumen
yang berisi pengesahan manajemen dari client (acknowledges),
bahwa proyek diizinkan untuk mengalokasikan sumberdaya.  
° Dokumen lingkup proyek (Project Scope Document ) –
kandungan proyek (yang berhubungan dengan proyek seperti : 
project members, project sponsor, dsb).

° Dokumen Perencanaan Proyek (Project Plan) – detil yang
menunjukkan strategi untuk  dapat menyelesaikan proyek. 
Outline-nya bisa berupa tahapan-tahapan fase dan langkah
demi langkah kerja.
° Dokumen sosialisasi (Closing Document) – metode sosialisasi,
training, serah terima dengan stakeholders dan komitmen akhir
seperti garansi dsb.

TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE
Ada 7 fase dari proyek software, yaitu :
1. DEFINITION
2. ANALYSIS
3. DESIGN
4. PROGRAMMING
5. SYSTEM TEST
6. ACCEPTANCE
7. OPERATION

Proyek software sama dengan membangun sebuah rumah
ƒ  DEFINITION       DEFINISIKAN RUMAH YANG AKAN DIBANGUN
ƒ  ANALYISIS  SPESIFIKASI RUMAH
ƒ  DESIGN    ARSITEK
ƒ  PROGRAMMING   KONSTRUKSI RUMAH
ƒ  SYSTEM TEST   BASEMENT, LANTAI 1, 2, …. 
ƒ  ACCEPTANCE     RUMAH SUDAH SELESAI
ƒ  OPERATION  RUMAH SUDAH DAPAT DITEMPATI

--------------------------------------------------------------------
FASE DEFINISI 
Memahami Masalah User


2.1. PENDAHULUAN

Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik
masalah-masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan
biaya dan waktu penyelesaian proyek.

Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi :
ƒ  Pertama
Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang
dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN).

ƒ  Kedua
Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.

Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda
harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi
yang dapat menggagalkan proyek tersebut.  Analisis ini sangat
membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian
menganai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa
biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi).

Tulislah beberapa dokumen dan  temukan beberapa kejadian
penting pada akhir fase ini. 

Pertama, menulis Requirement Document  (RD), yaitu dokumen
yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan
lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem (PT)) dapat
memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan
dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut..
Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa
persetujuan atau penandatanganan dokumen RD  oleh User dan
Tim Proyek. 

Selanjutnya,  menulis  Pendahuluan Perencanaan Proyek
(Preliminary Project Plan (PPP)).  PPP merupakan langkah
pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang
harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber
apa saja yang dibutuhkan untuk  setiap langkahnya. Rencana
tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut
akan diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan.

ƒ  Ketiga
Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user
dalam bentuk PROPOSAL.

Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung
jawabkan ? Ada dua alasan dalam hal ini.  Pertama, kita tidak
begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu.  Kedua, perkiraan-
perkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap
pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru sebagian kecil
informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian luas. 

Jika anda tidak yakin dengan  kebutuhan-kebutuhan yang telah
digambarkan secara akurat dalam dokumen RD, disarankan untuk
membagi proyek tersebut menjadi 2 tahap : Fase Analisis sebagai
proyek pertama diikuti dengan fase sebelumnya sebagai proyek
kedua.

Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi
analisis saja, dan ini disebut  PROPOSAL ANALISIS. Setelah
analisis akan ada PROPOSAL PENGEMBANGAN (Lihat bab 3).
Kedua hal ini disebut dengan dua fase proposal. Kejadian penting
yang terdapat disini adalah pembelian proposal oleh user.   
   

2.2. DOKUMEN KEBUTUHAN (REQUIREMENT DOCUMENT / RD)

RD menyatakan masalah-masalah  yang dihadapi user dan solusi
umum yang dibutuhkan. Bahasanya berorientasi pada bahasa yang
digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer.
Kadangkala dokumen RD digunakan sebagai permohonan untuk
sebuah proposal (Request for a proposal (RFP)) ketika user
menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar.

Tanya jawab dengan User
Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang
tepat dari user untuk memperoleh RD yang baik. User akan
memberikan semua informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih.
Tim proyek interviewer berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis
user, memahami teknologi user, dan mengajukan pertanyaan-
pertanyaan.

Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang
sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim
barang yang berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor
mengatakan bahwa pemakai akhir  sangat sibuk dan tidak mampu
untuk memberikan informasi  yang dapat dipercaya. Terkadang
manajer merasa dilangkahi atau diremehkan jika anda berhubungan
langsung dengan pemakai akhir yang berada di departemen mereka.
Solusi dari masalah ini adalah mendidik para wakil tim proyek
tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para pemakai
akhir yang sebenarnya.  Jika  masukkan yang mereka kemukakan
tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan sangat
mungkin terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini
berarti akan membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk
memperbaikinya. Mintalah izin dari manajer yang berwenang pada
saat akan mewawancarai orang-orang mereka.

Siapkan rencana untuk melakukan  wawancara. Pelajari tentang
bisnis yang mereka lakukan,  dan tulislah pertanyaan-pertanyaan
yang akan diajukan.  Berikut ini pertanyaan yang berhubungan
dengan wawancara yang akan dilakukan :

Pertama, cari tahu tentang aliran informasi yang ada dalam
perusahaan tersebut. Mulailah dengan pertanyaan-pertanyaan
seperti : informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan
kegiatan bisnis perusahaan ? Seberapa penting aliran data, baik
antara departemen maupun antar individual ? Tentukan frekuensi,
waktu dan keakuratannya.


Kedua,  masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan
pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : Informasi apa saja yang
dibutuhkan untuk menghasilkan masing-masing barang? Informasi
apa yang tersedia, kapan, dimana ? Informasi-informasi baru apa
saja yang harus dikumpulkan ?   Ingat tentang 5 W (Who, What,
Where, When, Why). Sediakan waktu untuk pertanyaan-
pertanyaan di atas selama membuat.


Hal-hal yang terdapat dalam RD 

Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD :
1.  Pendahuluan. Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual
dimana RD tersebut ditujukan.  Tentukan masalah yang perlu
diselesaikan, latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi,
motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dll. Bagian ini
digunakan untuk memperkenalkan potensi penjual kepada
perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan kultur,
lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan.
Berikan pengertian kepada Tim  Proyek tentang masalah yang
dihadapi user.

2.  Tujuan Proyek.  Sebuah pernyataan singkat mengapa kita
mengajukan proposal untuk  pengembangan proyek. Batasan-
batasan utama dalam penggunaan waktu dan keuangan dapat
juga disebutkan.

3. Fungsi-fungsi Utama. Pernyataan singkat mengenai bagaimana
sistem berfungsi berdasarkan tujuan proyek yang telah ditetapkan.

4. Keluaran Umum. Penjelasan secara singkat tentang informasi
yang dibutuhkan dari sistem. 

5. Informasi Input secara Umum. Input data apa yang diperlukan
untuk menghasilkan output. Ini  adalah waktu yang tepat untuk
memastikan bahwa seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia
pada waktu yang tepat pula.

BAB 2  Halaman 5 dari 8  
6. Kinerja (Performance).  Berapa banyak transaksi yang akan
diproses, berapa banyak data yang akan disimpan, kapan laporan
harus dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu
maksimal proses (dalam hari atau jam).

7. Perkembangan (Growth). Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan,
tetapi cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan
menetapkan berapa tahun lagi  sistem masih dapat diharapkan
untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau angka
sebenarnya.

8.  Pengoperasian dan Lingkungan.  Dimana komputer akan
ditempatkan, dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan,
dan siapa yang akan menggunakannya.

9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan.  Jelaskan jika fasilitas antar
komputer dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau
jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat
berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram
dengan bahasa yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di
dalam bagian ini.

10.  Reliabilitas, Ketersediaan.  Tulis penggambaran waktu
diantara kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures /
MTBF), waktu untuk perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan
persentase tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur
menyatakan penggambaran ini untuk hardware mereka.

11.  Pengantarmukaan dengan Pemakai. Rincikan pengalaman-
pengalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan
komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kapada user
yang baru.

12.  Pengaruh Organisasi. Departemen-departemen apa yang
akan sangat berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka
harus berubah. Bagaimana sistem yang baru dapat berkomunikasi
dengan sistem manual yang ada.

13.  Pemeliharaan dan Dukungan.  Jaminan-jaminan yang
dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.

14.  Dokumentasi dan Pelatihan.  Rincikan semua dokumen-
dokumen umum dan / atau pelatihan yang dibutuhkan.

15.  Keuntungan (hanya RFP). Jika RD adalah RFP dalam situasi
yang kompetitif, mintalah data  dari penjual yang menjelaskan
mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Minta data yang relevan
dari penjual yang berpengalaman,  komitmen, metodologi proyek,
contoh-contoh proyek yang  sukses, dan referensi dimana anda
dapat menghubungi penjual tersebut.

16.  Persyaratan dan Kondisi. Menyatakan syarat untuk seleksi,
kapan dan bagaimana akan dilakukan.


2.3. TANGGUNG JAWAB USER

Meskipun user tidak menulis RD, dia bertanggung jawab untuk
menyediakan pewawancara tim proyek yang dapat dipercaya, dan
informasi tepat pada waktunya. User harus dapat mengajukan orang
yang mengetahui tentang semua sistem yang ada dan apa saja yang
dibutuhkan untuk sistem baru.


2.4. KEPUTUSAN MELAKSANAKAN / TIDAK MELAKSANAKAN
PROYEK              

Setelah kebutuhan-kebutuhan ditetapkan, langkah berikutnya adalah
memutuskan apakah proyek bernilai untuk dikerjakan atau tidak.
Untuk membantu membuat keputusan itu, suatu studi kelayakan
dilakukan untuk menjawab pertanyaan : “Dapatkah sistem ini
dibangun secara teknik ? Sayangnya, tidak semuanya mungkin
secara teknik, sehingga pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab diubah
menjadi, “Dengan biaya berapa sistem dapat dibangun, dan apa
keuntungannya ?


Dalam suatu studi kelayakan kita mempertimbangkan semua
penyelesaian masalah teknis yang mungkin, dan coba untuk
memperkirakan biaya dari masing-masing penyelesaian masalah.
Untuk suatu proyek yang berukuran besar, kita mempertimbangkan
keputusan utama mengenai hardware apa yang digunakan, dan
apakah akan membuat atau membeli software. Untuk proyek
berukuran kecil sampai menengah studi kelayakan yang formal tidak
perlu ditulis. Biasanya cukup  dengan mengangkat seseorang untuk
mempelajari penyelesaian masalah yang mungkin dan menilai
keuntungan-keuntungan.

Perkiraan keuntungan ini mungkin saja mudah, tetapi seharusnya
tidak dipergunakan. Manajer proyek tidak hanya harus menjawab
“Apakah proyek ini secara teknik  dapat dikerjakan ?” tetapi juga
menjawab pertanyaan yang lebih penting :  “Apakah proyek ini
dapat dikerjakan oleh saya sekarang ?” 

Manajer proyek harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang
ada memiliki peluang untuk sukses, atau proyek tersebut akan
mengalami kegagalan disebabkan oleh terbatasnya sumber-sumber,
pengetahuan, atau risiko di luar kekuasaannya. Tidak terkira proyek-
proyek telah gagal secara keseluruhan maupun sebagian, karena
orang mengabaikan tanda-tanda penting dan nyata yang menunjukan
kegagalan. Setiap rencana dipengaruhi oleh risiko.


2.5. MANAJEMEN RISIKO

Menurut sejarah, industri pemrosesan data telah membuat reputasi
yang buruk sekali karena meremehkan proyek-proyek yang ada.
Ketika ditanya tentang alasannya, para ahli pemrosesan data
membela diri dengan meberikan pernyataan seperti : “Saya menilai
dengan benar berdasarkan fakta-fakta yang diberikan kepada saya. 

Alasan yang menumpuk adalah bahwa :
(Pilih satu atau lebih : Si pemakai mengubah pikirannya …..
tidak pernah memberitahukan saya tentang… dan departemen-
departemen yang lain menjanjikan ….. dan manajemen tingkat
atas mendikte penilaian ….. dengan kata lain, itu bukan
kesalahan saya !)
Solusi standar industri untuk semua masalah-masalah ini adalah :

SOLUSI 1. Selidiki masalah-masalah yang ada
SOLUSI 2. Hukum yang tidak bersalah 
SOLUSI 3. Promosikan yang tidak terlibat
SOLUSI 4. Kembali ke solusi 1 dan berputar sampai membosankan


2.6. EMPAT LANGKAH MANAJEMEN RISIKO

Setiap proyek akan tepat waktu dan sesuai anggaran jika tidak ada
yang salah. Penting sekali untuk  berkosentrasi pada hal-hal yang
akan menyebabkan salah dan coba untuk menghindari kesalahan-
kesalahan tersebut. Hal ini disebut Manajemen Risiko.

Manajemen risiko terdiri dari empat langkah :
Langkah 1.  Antisipasi risiko 
Langkah 2.  Singkirkan risiko yang mungkin terjadi
Langkah 3.  Kurangi dampak risiko
Langkah 4.   Tetap tenang ketika terjadi kesalahan



--------------------------------------------------------------------------

PERENCANAAN PROYEK


3.1. PENDAHULUAN

Sekarang anda sudah mengevaluasi proyek dan memutuskan untuk
melanjutkannya. Pertama, anda  harus meyakinkan rekan-rekan lain
bahwa proyek sebaiknya dilaksanakan. Hal ini dilakukan dengan
membuat proposal. Untuk sebuah proyek eksternal, proposal ditulis
untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari tim proyek anda.
Untuk proyek internal, manajemen sebaiknya meminta untuk
membuat sebuah proposal. Hal ini untuk mendukung tim proyek
untuk membuat rencana yang sederhana.

Sebuah proposal adalah dokumen yang merinci biaya dan jadwal
proyek, serta menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil
oleh tim proyek untuk menghasilkan produk yang diinginkan. 

Perencanaan adalah sebuah proses  yang berulang-ulang : rencana
akan ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan
proyek dan sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan
pemahaman yang lebih baik dari anggota tim.  Perencanaan
memang merupakan pekerjaan yang  sangat sulit, tetapi harus
dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau
dikarenakan tidak adanya perencanaan.


3.2. PENDAHULUAN PERENCANAAN PROYEK 
       (THE PRELIMINARY PROJECT PLAN / PPP)

Pendahuluan Perencanaan Proyek adalah  langkah awal, sumber
daya, biaya dan jadwal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
proyek. PPP adalah dokumen internal, tidak perlu ditunjukkan ke
user, terutama user luar.  


3.3. RINCIAN  STRUKTUR  KERJA 
       (WORK BREAKDOWN STRUCTURES / WBS)

Kunci berbagai rencana adalah memecah kegiatan yang diperlukan
ke dalam sebuah bagian yang lebih kecil lagi. Rincian struktur kerja
(WBS) diawali dengan menyusun komponen-komponen utama
proyek. Hal ini merupakan Level 1 dari WBS (Level 0 adalah judul
proyek). 

Untuk proyek software, metode  terbaik untuk pemecahan proyek
menjadi bagian-bagian utama adalah diawali dengan 7 fase
pengembangan software.

Lihat Gambar 3.1. Rincian Struktur Kerja / WBS
Lihat Gambar 3.2. WBS untuk analisis


Sistem Penomoran WBS

Sistem penomoran dalam WBS seperti pada gambar 3.2 : 
- Untuk Level 0 atau judul proyek adalah 0.0. 
- Pada Level 1 masing-masing item diberi nomor N.0.
Contoh : 1.0, 2.0, dst. 
- Kemudian masing-masing  item  pada Level 2 dibawah  item  N.0
pada Level 1 diberi nomor N.1, N.2, dst.
Contoh : di bawah Level 1  item Analysis yang bernomor 2.0, kita
mempunyai item 2.1, 2.2, dst. 
- Sedangkan untuk Level 3, kita tambahkan titik dan digit dari nomor
di Level 2. Sebagai contoh, dibawah 2.1 kita harus menuliskan
2.1.1, 2.1.2, dst.

Kapan Anda Berhenti ?

Pemasukkan nomor pada level terendah menunjukkan tugas atau
kegiatan dalam proyek. Anda dapat berhenti merinci sebuah kegiatan
jika mengikuti langkah-langkah berikut dengan benar :
1. Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat
diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas atau
menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan.

2. Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau hari)
secara garis besar sebagai upaya yang dibutuhkan untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terlibat.  Hal ini dapat
dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap orang.
3. Anda dapat menjadwalkan tugas. 
4. Tugas-tugas tersebut harus singkat dan dapat diselesaikan.

Sebagai seorang ahli kita dapat menetapkan sebuah tugas kepada
Programmer, Analis, atau bahkan Manajer Proyek. Tergantung pada
pengalaman dan keahlian dalam membuat perkiraan, analis mungkin
hanya memerlukan level 1 dari WBS. Beberapa analis dapat dengan
mudah membaca RD untuk proyek ABC (Appendix A) secara
keseluruhan. Analis lain untuk merinci membutuhkan sampai Level 2. 
Seperti pada gambar 3.2, analis lainnya memerlukan sampai Level 3
sebelum mereka dapat memperkirakan secara keseluruhan. 

Sebagai contoh Level 3 WBS untuk kotak  INTERVIEW dan
ANALYZE EXISTING SYSTEMS dapat dilihat pada gambar 3.3.

Lihat Gambar 3.3. WBS Level 3

Para ahli merinci setiap kotak pada level terendah sampai ia dapat
memperkirakan berapa upaya yang  diperlukan. Perkiraan-perkiraan
ini dapat dipakai pada WBS seperti pada gambar 3.4. Sebagai
catatan bahwa perkiraan total adalah jumlah dari masing-masing
waktu. Hal ini disebut  DIRECT time,  yaitu jumlah hari yang
sesungguhnya dibutuhkan untuk melakukan kegiatan .

Lihat Gambar 3.4. Analysis Level 3

Para ahli tersebut dengan cara yang sama dapat merinci kotak yang
lain (DEFINE NEW SYSTEM FUNCTIONS,  WRITE FUNCTIONAL
SPEC. dan NEGOTIATE FUNCTIONAL SPEC.) dan menambahkan
total waktu untuk semua analisis. Kemudian ahli tersebut
mengajukan perkiraan dan daftar kegiatan sebelumnya yang
dibutuhkan untuk seluruh analisis bagi Manajer Proyek. Orang
tersebut bertanggung jawab  terhadap perencanaan (mungkin
Manajer Proyek untuk proyek berukuran kecil - menengah) kemudian
menggabungkan seluruh perkiraan dan daftar kegiatan terdahulu. Ia
mungkin mengakhirnya dengan daftar seperti berikut ini :

  ACTIFITY     EFFORT  PRECEDENTS

 Definition             20   -----------------
 Analysis             35   Definition
 Design             25   Analysis
 Program A (Control)           20   Design
 Program B (Registration)       30   Design
 Program C (Warehouse)      25   Design
 System test        10   Program A, B, C
 Documentation        20   Design
 Acceptance          5   System Test, 
Documentation
 Training          10   Documentation
 Operation         10   Acceptance

       TOTAL       210 person-days


3.4. DIAGRAM JARINGAN (THE NETWORK DIAGRAM)

Langkah kedua dari perencaan adalah menggambarkan diagram
jaringan yang menunjukkan urutan kejadian. Tipe diagram yang
paling baik untuk masalah ini adalah  bagan PERT. Gambar 3.5.
adalah sebuah bagan PERT untuk proyek di atas. Urutan kejadian
hanya didasarkan pada contoh setiap kegiatan.

Lihat Gambar 3.5. Bagan PERT

Bentuk dari bagan PERT ini disebut Precedence Network (jaringan
yang diutamakan). Setiap kotak menunjukkan sebuah kegiatan. Pada
setiap kotak ditulis nama kegiatan dan waktu yang diperlukan.


Jalur Kritis & Lamanya Proyek

Bagan PERT dan jalur kritis adalah  jumlah jalur, atau serangkaian
kegiatan yang dapat ditelusuri pada PERT sederhana di atas, dengan
mengikuti petunjuk garis panah. Lamanya waktu yang dibutuhkan
untuk menelusuri setiap jalur dapat dijumlahkan dengan
menambahkan lamanya waktu dari jalur masing-masing kegiatan. 

Jalur kritis (CP /  Critical Path) adalah jalur terpanjang dan
didefinisikan waktu minimal yang dibutuhkan untuk mengerjakan
proyek. 

PERT pada gambar 3.5. mempunyai jalur kritis yang terdiri dari
kegiatan :  START, DEFINITION, ANALYSIS, DESIGN, PROGRAM
B, SYSTEM TEST, ACCEPTANCE, OPERATION, dan END. Proyek
tersebut membutuhkan total waktu : 135 hari.


3.5. MENGHITUNG BIAYA PROYEK 
       (CALCULATING PROJECT COST)
  
Jika kontrak proyek telah mempunyai harga tetap, Manajer Proyek
dapat menghitung biaya kasar untuk tenaga kerja, dengan cara
mengalikan jumlah tenaga kerja per-hari dengan rata-rata biaya per-
hari. 

Biaya pekerja perhari disebut ‘biaya penuh’ : yang harus mencakup
biaya operasi, sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu
anda harus menambahkan biaya tetap, seperti computer time, sewa
peralatan khusus, biaya tak terduga, dan sebaginya. Biaya tetap
harus dirinci oleh setiap estimator untuk kegiatan utamanya.

Lihat Gambar 3.6. SUPERPROJECT


 Rata-rata Pgr 75 pd @ $1000 per pd            75,000
Keuntungan 25%       18,750
Faktor risiko :
 User berubah pikiran terhadap 10% format
 Biaya = 10% tambahan waktu pemrograman   7,500

 Total pemrograman         $ 101,250

3.6. PENJADWALAN PROYEK (PROJECT SCHEDULE)
  
Langkah selanjutnya adalah menghitung jadwal proyek. Untuk
melakukan hal ini, perencana (mungkin Manajer Proyek) harus
mengaplikasikan jadwal yang  sebenarnya dari perkiraan ke
CALENDAR DAYS (jadwal harian) atau lamanya pekerjaan. 
Salah satu kesulitan tugas ini adalah mengalokasikan sumber daya
manusia yang akan bekerja pada kegiatan yang akan dilaksanakan, 
terutama ketika pekerjaan berlangsung secara serentak. Kesulitan
lain adalah memutuskan bagaimana mempersingkat pekerjaan yang
dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang ada. 

Kemudian Manajer Proyek menjadwalkan semua proyek pada
kelender atau jadwal yang nyata. Metode terbaik untuk melakukan
hal ini adalah dengan menggambarkan ke dalam sebuah Gantt Chart
atau Bar Chart seperti pada gambar 3.7.

Lihat Gambar 3.7. SUPERPROJECT project schedule 


3.7. OUTLINE PENDAHULUAN PERENCANAAN PROYEK
       (PRELIMINARY PROJECT PLAN OUTLINE)

Dilengkapi dengan semua pengetahuan  ini, Manajer Proyek dapat
menuliskan dokumen penting ini. Berikut ini adalah outline yang
disarankan untuk PPP.

1. Tim Proyek (The Project Team) 
Menggambarkan struktur, siapa yang memberikan laporan, siapa
yang menerima laporan, kepada siapa berkomunikasi, dst.

Lihat Gambar 3.8. Typical Project Team Structure

Programmer (tidak lebih dari 5  orang). Bertanggung jawab
terhadap pemrograman.


Pimpinan Proyek (Project Leader)
Mengawasi programmer. 
Bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang bersifat
teknis, seperti analisis, disain dan tugas-tugas pemrograman
keseluruhan. 
Tujuan utama : kualitas produk yang dihasilkan secara teknik.

Manajer Proyek (Project Manager) 
Manajer dalam tim (pimpinan, motivator, dll).
Bertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datangnya
dari luar (laporan, pertemuan-pertemuan, penghubung antara
manajemen tingkat atas dengan user).
Tujuan utama : keberhasilan proyek (perencanaan, pengontrolan,
komunikasi).

2. Biaya Proyek (Projects Cost) 
Termasuk WBS, membuat perkiraan dan perhitungan yang 
digunakan untuk menaksir biaya dalam pembuatan produk. 

3. Penjadwal Proyek (Project Schedule)
Merupakan bagian terpenting dalam proyek, dan dapat
menggunakan metode Gantt.

4. Pemeriksaan Ulang (Reviews)
Pada bagian ini anda dapat  menghubungkan antara pertemuan
dari manajemen utama dengan peninjau teknik (jadwal proyek
akan memberikan informasi ini), tujuan dari masing-masing
peninjau, dan siapa yang akan mengerjakannya. Buatlah daftar
tanggung jawab dari orang-orang yang terlibat.

5. Laporan (Reports) 
Bentuk dan isi dari  laporan keadaan, laporan  milestone  dan
dokumen proyek lain dapat dirinci di dalam laporan tersebut.

6. Dokumentasi (Documentation)
Ada 2 jenis dokumen di dalam proyek, yaitu user dan manajemen
proyek.

7. Asumsi (Assumptions)
Disini anda dapat menentapkan harga berdasarkan asumsi :
dimana sebagian besar adalah fakta yang diberikan oleh user.


3.8. KESIMPULAN UNTUK PERENCANAAN
Perencanaan itu seperti menunggang  kuda : kelihatannya sulit
sebelum anda mencobanya. Tetapi begitu anda mencobanya, maka
segalanya akan menjadi mudah.


--------------------------------------------------------------------

PROPOSAL


4.1. PENDAHULUAN

Sebuah proposal mempunyai 3 kegunaan, yaitu :
1. Berisi perkiraan tim proyek,  mulai dari biaya proyek sampai
dengan tanggal pengiriman proyek.
2. Untuk proyek eksternal, dokumen hukum formal menunjukkan
outline tim proyek untuk memberikan pelayanan yang diperlukan.
3. Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan proyek akan
dijual untuk mendapatkan keuntungan.

Kesalahan utama pada proposal dapat disebabkan 2 hal :
1. Tidak menawar, yang mana seharusnya bisa ditawar.
2. Ada tawaran, tetapi hilang dalam kompetisi.


4.2. DUA FASE PROPOSAL PROYEK SOFTWARE  

Ada 2 fase proses proposal, yaitu :
1. Buat fase analisis sebagian kecil proyek, usulkan untuk dikerjakan
dalam Proposal Analisis (Analysis Porposal).
2. Setelah analisis dikerjakan, usulkan sisanya dibangun dalam
Proposal Pengembangan (Development Proposal). 


4.3. MENULIS PROPOSAL 

Menulis proposal itu sulit. Harus  dilakukan dengan benar, selain
dapat merusak reputasi anda dan mengubah masa depan bisnis
anda dengan klien. Menulis proposal juga mahal, dibuat dengan
mengumpulkan banyak sumber dan banyak hal, serta terkadang
anda membayar orang untuk membuatnya. 

Jika anda menulis proposal  gunakan word processor dan gunakan
huruf-huruf unik untuk setiap proposal, tetapi pastikan penulisan
tersebut dibenarkan untuk setiap klien. Kerjakan dengan

Requirement Document (RD), khususnya  Request For a Proposal
(RFP). Format proposal harus mengikuti RFP dan RD.

Garis besar Proposal (Proposal Outline) : 

1. Cakupan Surat (Cover Letter)
Sebuah surat yang ditujukan  kepada pengambil keputusan,
ditandatangani oleh Manajer Proyek (jika diwakili oleh seorang
Akuntan, maka Akuntan tersebut dapat menandatangani surat ini
bersama klien yang lain). 

♦ Bentuk dimulai dengan teks pendahuluan, seperti : “Thank you
for giving XYZ Software Co. the opportunity to propose …….
For your computer system.”

♦ Paragraf berikutnya memberikan penjelasan yang mudah dari
sistem, seperti “ …….hardware anda software to handle ABC’S
registration, finance and management information needs for the
next three years.”

♦ Paragraf berikutnya, jelaskan yang merupakan proposal
analisis atau proposal pengembangan

♦ Penutup, akhiri surat dengan  pernyataan yang menunjukkan
kecepatan anda membuat keputusan di surat. Bagian penutup
disertai batas akhir penentuan  harga (biasanya 30 hari), atau
pernyataan seperti , “If we are given a go-ahead in 14 days we
can start January 1, otherwise we must do another project, and
we can only start yours on June 1.”  Penutup surat ini dibuat
sebagus mungkin.

2. Halam Judul (Tittle Page)
Halaman ini berisi “Proposal”,  judul dari sistem, pembuat, tanggal,
nomor revisi, logo perusahaan, dan sebagainya.

3. Daftar Isi (Table of Contens)
Bila klien anda tidak terbiasa  dengan format proposal anda, beri
penjelasan dari kegunaan setiap bagian.

Berikut ini contoh formatnya :

Section 1 :  TUJUAN Menggambarkan masalah bisnis yang    
disertai penyelesaian XYZ, ukuran, tingkat dan
batasan yang disarankan untuk sistem
penyelesaiannya …………………………… halaman 3     

Section 2 : Keuntungan ………………………………….. halaman 4
   
4. Ruang Lingkup (Scope)
Lihat paragraf yang menjelaskan hal tersebut pada bagian ini
langsung dari Requirement Documents.

5. Keuntungan (Advantages) 
Jual proyek anda. Buktikan bagaimana perencanaan anda, kontrol
dan 7 fase metodologi.

6. Keuangan (Financial) 
Buat harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk hardware,
rinci harga hardware dan sistem operasinya.
Buat daftar non material, seperti  job satisfaction, good will,
customer happiness, management happiness, etc.

7. Rencana (Plan)
Gambarkan langkah-langkah rencana anda untuk membangun
proyek. Jika proposal analisis, rinci alasan-alasan untuk
penggunaan metode 2 langkah. Jelaskan fase analisis yang
dihasilkan tidak terhingga nilainya, dokumen  Functional
Specification yang akan digunakan oleh Klien dan Tim proyek
untuk spesifikasi yang tepat mengenai apa yang dilakukan sistem.

8. Kemampuan dalam penyampaian (Deliverablless)
Daftar user yang akan merinci :
♦ Hardware, sistem operasi, paket  software: buat daftar secara
rinci.
Keadaan bagaimana yang anda pilih salah satu fungsi,
kapasitas dan tanggal pengiriman.

♦ Custom software : sama seperti di atas.

♦ Jaminan : berapa lama setelah pengiriman dan bagaimana
anda akan memberikan dukungan.

♦ Dokumen : daftar manual (user, operator, manajer,
maintenance) dengan penjelasan singkat dari pembaca.

♦ Pelatihan : daftar bagian (user, operator, manajer,
maintenance) dengan penjelasan laporan singkat dari peserta.

♦ Gambarkan metode pengiriman :  kapan anda akan mengirim,
dimana akan dikirimnya dan bagaimana itu dilakukan.

9. Penerimaan (Acceptance)
Salah satu masalah yang sering terjadi dalam industri komputer
adalah sistem yang ditolak. User menolak untuk menerima sistem
(dan untuk membayarnya), karena dia merasa tidak seperti apa
yang disetujui Tim proyek pada awal pengiriman.

10. Alternatif (Alternatives)
Kadang-kadang kita menentukan RFP ditulis langsung oleh
penjual (hardware / software) dalam pikiran kita. Ini baik, jika anda
adalah penjual, tetapi apa yang  anda lakukan bila anda bukan
penjual ?.  Anda harus merinci solusi penjual-penjual lain, seperti
ALTERNATIVE SOLUTION dan buktikan mengapa solusinya
berbeda.

11. Istilah, Kondisi dan Pendapat 
(Terms, Conditions and Assumptions)
Daftar yang ada disini adalah semua kondisi yang diinginkan
untuk bekerja di dalam proyek internal. Daftarkan semua asumsi,
jika asumsinya mempengaruhi biaya proyek, anda harus
memproteksinya.

Daftar semua asumsi selalu ada pertanyaan dimana user tidak
dapat menjawab dengan tepat, dan hanya dapat menjawab yang
bersifat sementara jika asumsi tersebut mempunyai pengaruh
yang bernilai pada proyek. User  harus melaksanakan sendiri
pendapatnya.

   
12. Istilah khusus (Terminologi)
Setiap proposal harus ditulis  dengan menggunakan bahasa user
yang mungkin, beberapa istilah komputer mungkin berbeda. Jika
anda merasa bahwa istilah khusus ini tidak lazim bagi user, buat
definisinya.  


4.4. PROPOSAL INFORMAL

Proposal tidak harus dibuat di ruang rapat. Proposal tersebut  dapat
dibuat menjadi informal melalui telepon, tempat latihan golf, bahkan
di bar. 

Presentasi proposal secara formal yang dilakukan di ruang rapat
akan selalu membutuhkan tempat, tetapi user sudah siap mengetahui
hal-hal utama apa yang akan dikemukakan.


4.5. PERSETUJUAN PROPOSAL INTERNAL 

Ada aturan di DEC Software Service yang menyatakan bahwa
proposal tidak dapat keluar sebelum mendapat persetujuan dari
manajemen tingkat tinggi. Persetujuan manajemen tingkat tinggi
berhubungan dengan sejumlah hal yang diusulkan. Peraturan ini
untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. 


4.6. PRESENTASI PROPOSAL

Selalu siapkan presentasi. Siapkan dan buatlah jadwal semua
peralatan yang dibutuhkan, seperti  transparansi, proyektor, layar,
sebuah terminal dan modem untuk berhubungan ke dalam sistem
yang mirip dengan yang anda usulkan.

Buatlah presentasi di dalam  ruangan yang tepat menurut anda,
dimana menurut pandangan user akan lebih dapat diterima.

Langkah-langkah presentasi :
¾ Buatlah ucapan pembuka. Perkenalkan tiap peserta, dan nyatakan
tujuan pertemuan tersebut.
¾ Perkenalkan proposal anda secara garis besar.
¾ Bagikan proposal anda. 
¾ Beri waktu pada tiap peserta untuk membaca proposal. 
¾ Kemudian beri penekanan utama di setiap bagian yang penting.
¾ Terakhir, tutup – sarankan user untuk membeli dan membeli
secepatnya.


4.7. KESIMPULAN UNTUK PROPOSAL

ƒ Penulisan proposal dan  mempresentasikannya merupakan
sebuah seni. 
ƒ Anda mungkin beruntung dan tidak harus membuat proposal.   
ƒ Jangan membuat proposal asal jadi. Utamakan kualitas bukan
kuantitas. 
ƒ Jangan janjikan sesuatu yang tidak diminta oleh klien : Siapa yang
anda pikir akan membayar ini ? 
ƒ Rencanakan memberi solusi untuk semua masalah.
ƒ Dan akhirnya, untuk sebuah proyek eksternal, sebuah proposal
adalah kumpulan dokumen yang sah. Hal ini seharusnya dibuat
sebaik mungkin seperti untuk proyek di dalam yang dengan resmi
dibuat seperti jika melakukan kontrak eksternal.   

=============================       
KASUS
Tidak menawar
Sebuah perusahaan minuman ringan mengundang seorang Analis
dari Famous Minicomputer Manufacturing Company (FMMC), untuk
mempelajari suatu kemungkinan pada suatu hal, jika ada sesuatu
yang bermanfaat dari sistem komputerisasi pada pabrik minuman
ringan tersebut. Si Analisis mempelajarinya, tetapi selama belajar dia
menemui sedikit kesulitan dengan masalah akuntansi di perusahaan
tersebut. Akuntan yang ada pada  perusahaan tersebut takut
kehilangan pekerjaan dengan adanya komputer, sehingga ia
mempersulit Analis dengan menolak menjawab pertanyaan yang
diajukan kepadanya.

Hasil dari yang dipelajari : Analis menyarankan bahwa beberapa
penggunaan sistem komputerisasi akan membantu pekerjaan.
Sehingga Analis menyarankan agar sistem komputer yang ada dapat
digunakan untuk menjalankan  pekerjaan bagian keuangan yang
meliputi : piutang, hutang, kontrol persediaan, dll. Analis juga
menyarankan untuk mengimplementasikan sistem tersebut untuk
menangani masalah gaji, pajak, dan sejenisnya, serta menangani
masalah produksi minuman yang meliputi proses produksi
pembuatan minuman dan pengawasan barang-barang di gudang
secara ototmatis. Ketika ditanya mengenai perincian harga untuk
sistem tersebut, berdasarkan konsentrasi waktu, Analis menjelaskan
bahwa hanya untuk sistem keuangan diperlukan biaya $150.000.
  
Reaksi dari user terlihat kasar. Singkatnya  dia  mengatakan  bahwa
$150.000 terlalu mahal untuk sistem komputer yang terlihat begitu
sedikit kegunaannya. Dia mengatakan tidak akan membayar lebih
dari $50.000 untuk sistem keuangan.

Kesalahan fatal dilakukan oleh Manajer si Analis tersebut.
Berdasarkan reaksi user (dan mungkin untuk alasan pribadi), Analis
menyarankan kepada manajernya agar FMMC menarik kembali
penawarannya. Analis merasa bahwa user akan sulit untuk ditangani,
dan user tidak akan menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan
benar. Dan bahwa FMMC dan perusahaan minuman ringan tersebut
tidak akan pernah mencapai kesepakatan. Sayangnya Manajer
tersebut menyetujuinya dan membatalkan penawaran.

Komentar : Semua user merasa bahwa harga sistem yang
ditawarkan terlalu mahal. Mungkin user dapat saja menang dengan
pendekatan lain yang berbeda.  Analis dapat mengusulkan
pembuatan sistem tersebut secara bertahap yaitu dengan membuat
sistem dalam ukuran-ukuran yang lebih kecil, sehingga user tertarik.
Mungin user memiliki uang, dan  dia perlu bernegosiasi. Jangan
pernah menyerah untuk menawar dalam pertemuan pertama.
Mungkin saja ada masalah pribadi antara Akuntan yang takut
kehilangan kedudukannya dengan Analis. Manajer harus mengetahui
hal ini dan datang untuk membantu bernegosiasi.

Situasi di atas dapat terjadi pada proyek internal dimana seorang
user dan klien berada pada dua departemen dalam satu perusahaan.
Usahakan reaksi pertama untuk mengurangi harga. Rencanakan
negosiasi. Kadang-kadang lawan anda hanya menguji untuk
mengetahui seberapa yakin anda pada proposal anda. Bila anda
menarik kembali penawaran haga  dengan tergesa-gesa, dia akan
mengetahui bahwa anda tidak percaya diri.

Penutup : Perusahaan minuman ringan tersebut menggunakan
sistem komputerisasi dengan harga ditetapkan oleh Analis pertama,
tetapi tidak oleh perusahaan FMMC.


Kehilangan Penawaran 
Seorang pengarang buku terkenal “Software Project Management”
(untuk proyek berukuran kecil) memulai karirnya memberi nasehat
sebagai guru mikrokomputer. Dia berjalan-jalan di sekitar toko-toko
mikrokomputer di kotanya dan memberi informasi pada pemilik toko
bahwa ia dapat mengajar apapun pada siapapun. Sungguh
meyakinkan, suatu hari ia mendapat panggilan dari departemen
pemerintahan bagian pemeliharaan pesawat terbang. Tugas mereka
adalah mengetahui siapa saja di negara tersebut yang sudah
mendapat pelatihan mengenai jenis-jenis pesawat terbang.

Enam bulan yang lalu seorang anggota departemen telah membeli
sebuah mikrokomputer kuno, lengkap dengan program data base
yang tidak terdokumentasikan (dengan harga yang luar biasa), tetapi
ia telah meninggalkan departemen tersebut sebelum data base

diimplementasikan. Tidak seorangpun dari pegawai di departemen itu
memiliki pengalaman komputer. Maka  guru itu dipekerjakan untuk
melatih pegawai di departemen  itu dengan cukup baik, untuk
menjalankan program data base pada komputer. Guru tersebut
memperoleh informasi yang tepat dan berhasil mengajak orang-
orang bagaimana menggunakan komputer dan program data base. 

Sekitar satu bulan kemudian, guru itu menerima panggilan dari
kepala departemen, yang menanyakan jika ia dapat mengajukan
harga yang sebenarnya untuk menjalankan data base mereka. Guru
tersebut mewawancarai pemakai data base yang berpotensi : ada 25
pemakai yang berpotensi dengan 50 pendapat yang berbeda tentang
bagaimana menggunakan data base tersebut. Dengan catatan
program data base tidak akan mengatasi semua kebutuhan mereka –
program-program yang lainnya akan ditulis. Guru memperkirakan ini
akan memakan waktu selama 3 bulan.

Kesempatan pertama si guru harus mengajukan proposal pada rapat
komisi tingkat manajer dari 8 manajer departemen. Semua berjalan
lancar sampai pada waktu ia  mengemukakan harganya : 3 bulan
untuk membuat program dengan biaya $400 per-hari, totalnya
$20.000. Para manajer terkejut. Selama ini mereka hanya
menghabiskan $1000 untuk hardware dan paket software, dan
sekarang seorang yang dungu memberitahukan mereka bahwa ia
akan menghabiskan $20.000 lagi untuk menjalankannya.

Komentar : Terkadang para pemakai tidak sadar akan harga
software, khususnya pada mikrokomputer dimana harga hardware
hanya sebagian kecil dari harga keseluruhannya. Pada kasus ini
harapan para Manajer tidak ditetapkan dengan tepat untuk batasan
harga tersebut.

Penutup : Mikrokomputer ini tetap  ada di sana bersama dengan
debu.

--------------------------------------------


NEGOSIASI DAN KONTRAK


5.1. NEGOSIASI

Mengapa bila orang pergi ke tempat perdagangan di Mexico, mereka
akan melakukan negosiasi walaupun hanya untuk beberapa dolar
saja, tetapi bila mereka melakukan transasksi dengan sebuah produk
berharga ribuan dolar, mereka enggan untuk “tawar-menawar”. Tidak
ada kata malu untuk melakukan negosiasi. Belajar dari bagaimana
semua itu dilakukan dengan benar dan anda dapat menggunakan
keahlian pada saat situasi tawar-menawar dalam lingkungan proyek
software.

Ilmu Pengetahuan dan Seni Bernegosiasi 
Kunci sukses dari negosiasi adalah mengetahui fakta yang
sebenarnya. Hal pertama dan yang  terpenting, mengetahui produk
yang akan dijual atau dibeli.

Sebelum anda memulai negosiasi, tentukan dua hal : 
1. Apa yang sepenuhnya anda inginkan untuk perjanjian
2. Apa yang akan anda berikan 

Bila anda penjual software, hal  yang akan dinegosiasikan adalah
harga, ketahui harga minimum yang akan diminta. Jika anda pembeli,
ketahui harga maksimum yang akan dibayarkan. Hal ini juga
membantu jika anda mengetahui kebutuhan lawan anda, ini
dikatakan dengan fleksibilitas.

Tiga hal yang dinegosiasikan dalam proyek software 
Hal yang paling sering dinegosiasikan adalah harga, tetapi lamanya
proyek dan fungsi proyek dapat juga dinegosiasikan. Seperti kata
pepatah, “Anda akan mendapatkan yang murah, cepat atau bagus :
pilih dua hal”. Anda dapat menghemat uang dengan mengambil
waktu yang lebih lama. Atau apabila harga terlalu mahal,
perhitungkan menawar dengan kelengkapan yang lebih sedikit.

Anda memperoleh apa yang anda bayar    
Jika anda membeli produk,  berhati-hatilah dengan tawar-menawar
Tim proyek yang terlalu rendah, atau menerima tawaran murah yang
tidak biasanya. 

Contoh kasus : 
Perusahaan ABC menawarkan tender keluar untuk kebutuhan
software. Mereka menerima 2 tawaran :
Pertama dari Smart Software Co. (SSC). SSC mempunyai perkiraan
akurat dan menawarkan harga $200  untuk dilaksanakan dalam 12
bulan. 
Kedua, tawaran dari Unscrupulous  Software Co. (USC). Mereka
menawarkan $100 untuk jangka waktu 6 bulan. 

Mencoba menghemat biaya, perusahaan ABC tentu saja menerima
USC.  Enam bulan kemudian  setelah pembayaran $100 kepada
USC, kejadian berikut ini terjadi :         

ABC : Benarkah sistem akan diantar hari ini ?
USC : Kami mempunyai kabar buruk.
ABC : Kabar buruk apa ?
USC : Sayang sekali,  kami  telah  menghabiskan  $100,  tetapi  kami
   baru menyelesaikan hanya setengah dari sistem yang tertulis.   
Anda punya dua pilihan : berikan kami $100 lagi (atau
mungkin lebih), atau ambil saja setengah sistem anda.
ABC : Tetapi kita mempunyai kontrak !
USC : Saya  harus  menggaji  programmer  saya,  jika  tidak  mereka 
akan berhenti. Jika anda tidak  membayar saya, saya akan
dinyatakan bangkrut. Silakan kirim surat ke Brazil.

 
5.2. KONTRAK   
Kontrak untuk produk software  mengharuskan tim proyek untuk
menyediakan pengirim khusus, seperti tanggal yang pasti, untuk
berbagai macam pemberian upah. Kecuali proyek ini dilaksanakan
pada dasar formal dalam organisasi eksternal, khususnya dalam
dokumen “kontrak” yang tidak ingin dituliskan.  

Bagian-bagian Kontrak (Items To Be Contracted) 
Dalam tambahan untuk harga, tanggal pengiriman dan pengiriman,
kontrak ini dapat termasuk dalam hal-hal dan kondisi lain seperti
reproduksi, harga bertahan (price holding), lisensi atau garansi. Bila
kerusakan dari software dapat menyebabkan tidak hidup atau situasi
kritis lain, pertanggung jawaban dari pemulis harus diklarifikasikan.
Jika perkiraan didasarkan pada input verbal dari user, “escape
clause” harus diikutsertakan. Anjuran tim proyek ini berguna untuk
keluar dari kesalahan informasi. Tanggung jawab user, seperti
menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu, atau melakukan
beberapa pekerjaan seperti dokumentasi, juga harus ditulis.
      
Kontrak Harga Tetap (The Fixed Price (FP) Contract)
Ini merupakan tipe umum dari kontrak. Di dalam kontrak FP, tim
proyek mengajukan harga total pada awal proyek. Bagaimanapun
juga tim proyek harus memperkirakan risiko di dalam kontrak FP.
Gunakan kontrak FP hanya jika anda dapat memperhitungkan risiko
dan harganya.

Kontrak FP sangat tepat bila :
1. Anda yakin bahwa tidak akan terjadi pergantian utama.
2. Anda akan bekerja dengan software dan produk hardware yang
anda ketahui.
3. Anda memiliki komunikasi yang baik dengan user.

Kontrak Harga Tambahan (The Cost Plus (CP) Contract)
Apabila risiko terlalu tinggi  dalam menentukan harga tetap, tim
proyek harus memilih kontrak CP. Pada kontrak CP, tim proyek
menerima gaji dalam jumlah tetap per-hari atau per-jam ditambah
ongkos-ongkos. Biasanya perusahaan  tidak membuat janji untuk
berapa lama mereka membuat kontrak. 

Kontrak CP sangat tepat bila :
1. Anda merasa bahwa pergantian utama akan terjadi (RD tidak ada
atau kebutuhan lain  tidak jelas).
2. Anda bekerja dengan tidak mengetahui sistem operasi, paket
software atau hardware, atau anda mempunyai peralatan
pengembangan khusus untuk menulis, seperti simulator, tes
dasar, dsb.

3. Komunikasi yang kurang baik antara anda dan user.
4. Aktifitas utamanya berorientasi pada manusia, contohnya
interview.

Kondisi dan Syarat (Terms and Conditions)
Jika anda menjalani kontrak CP, yakinkan bahwa kondisi dan
persyaratan jelas. 

Masukkan semua syarat dan kondisi – aspek hukum dari cara yang
anda inginkan untuk bekerja dengan  klien. Ini akan memeberikan
perlindungan bagi anda dan klien,  dan menghindari kesulitan yang
akan datang. Hal-hal yang berkaitan dengan hukum harus
diklarifikasi seawal mungkin yang dapat meliputi isu-isu pembayaran,
hak cipta untuk sumber daya dan dokumentasi, hutang, jaminan, dan
masalah-masalah yang berhubungan dengan hardware dan software
yang disediakan oleh pabrik.

Kontrak Di luar Organisasi dan Di dalam Organisasi
Kontrak akan diterima secara luas jika organisasi eksternal atau
perusahaan menyediakan layanan proyek. Mengapa ini bukan bagian
dari proyek ? Walaupun hubungan antara tim proyek dan user sangat
dekat harus ada sesuatu yang bersifat resmi, pernyataan tertulis 
menjelaskan layanan yang akan disediakan oleh tim proyek .  Ini
dapat dijadikan surat perjanjian (letter of intent) atau proposal resmi.
Garis bawahi ini dan anda akan terhindar dari percekcokan yang
tidak pernah berakhir.


5.3. PENINJAUAN PROPOSAL YANG DIKEMBALIKAN 

User dapat mengembalikan proposal yang telah diterima dengan
“sedikit” perubahan-perubahan. Waktu yang dijadwalkan untuk
anggota teknis dari tim proyek untuk meninjau sedikit perubahan
susunan kata dapat berarti upaya utama. Masalah harga dapat
dinegosiasikan kembali. 

Berhati-hati untuk tidak setuju pada kondisi dan persyaratan. Biarkan
manajemen tingkat tinggi atau  departemen yang sah menangani
masalah ini. Jangan memulai pekerjaan sampai seluruh persetujuan
selesai. Akan lebih menguntungkan anda untuk membiarkan user
mengetahui kondisi-kondisi dan persyaratan sebelum menulis
proposal.


5.4. KESIMPULAN UNTUK FASE DEFINISI   

Ini akan membawa kita pada akhir fase definisi. Mari kita mengulang
kejadian penting yang pernah dicapai. Ingat kembali kejadian penting
yang digunakan untuk merencanakan proyek dan mengontrol
kemajuan proyek. 
1. Dokumen Kebutuhan (RD) yang  lengkap dan telah disetujui oleh
kedua belah pihak yaitu Tim proyek dan user.
2. Dokumen proposal dapat digunakan untuk analisis atau seluruh
pengembangan, yang dilengkapi dan dibeli oleh user. Tulis
persetujuan yang diinginkan.
3. Walaupun tidak mempertimbangkan kejadian penting, izin dari
PPP itu dengan menyediakan sumber daya yang diperlukan.